Hybridarbeit: So bleibt die Kommunikation im Team lebendig

Weniger Plausch in der Kaffeeküche oder auf dem Flur, stattdessen Chats und Online-Schalten. Die Kommunikation im Job hat sich mit Hybridarbeit verändert. Wenn man sich auf der Arbeit nicht mehr täglich trifft, fehlt erst mal etwas unter Kolleginnen und Kollegen, sagt Simone Kauffeld.

Spontaner Austausch schafft Vertrauen

Laut der Professorin für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig ist der informelle Austausch entscheidend, um Beziehungen und Vertrauen aufzubauen. Das gilt insbesondere in Phasen, in denen Teams neu zusammengestellt werden.

Und auch sonst ist das Risiko für Missverständnisse höher, wenn man sich nicht persönlich in die Augen schaut. „In virtuellen oder hybriden Settings fehlt oft ein Teil der nonverbalen Kommunikation“, sagt die Professorin. „Gestik, Mimik oder kleine Signale gehen leichter verloren oder werden verzerrt übertragen.“

Zuschauen statt mitreden

In hybriden Meetings, wo nur ein Teil des Teams zusammensitzt und andere sich von zu Hause zuschalten, können Remote-Teilnehmende schnell zu stillen Beobachtern und Beobachterinnen werden, anstatt aktiv teilzunehmen. Parallele Gespräche im Raum bekommen sie nicht mit.

Außerdem geht laut der Expertin Remote-Arbeit häufig mit mehr Multitasking einher. Beschäftigte erledigen also, während online ein Meeting läuft, nebenher noch anderes für den Job. „Das wirkt sich wiederum negativ auf die Aufmerksamkeit und Kommunikationsqualität aus“, sagt Simone Kauffeld.

Was hilft also in Zeiten von Hybridarbeit? Diese fünf Tipps hat die Expertin:

1. Regelmäßig „echte“ Begegnungen

Simone Kauffeld plädiert auf jeden Fall immer dann für Präsenztreffen, wenn es um persönliche Themen oder Beziehungsarbeit geht. Und auch darüber hinaus stärken regelmäßige Zusammenkünfte das Miteinander im Team. Hier ist neben dem fachlichen auch der persönliche Austausch möglich, der früher täglich spontan stattfand.

2. Reine Online-Treffen strukturieren

„Virtuelle Meetings eignen sich sehr gut für sachorientierte Inhalte“, sagt die Professorin. Wichtig sind aber eine gute Struktur und klare Ziele. Das heißt zum Beispiel: Vorab steht fest, was erreicht werden soll und wie vorgegangen wird, am Ende wird gefragt: Was haben wir erreicht? Das gilt auch für Präsenzmeetings, hilft aber virtuell noch einmal mehr, bei der Stange zu bleiben.

3. Klare Regeln für hybride Meetings

Befinden sich in einem Meeting sowohl Präsenz- als auch Remote-Teilnehmende, sind laut der Arbeitspsychologin klare Gesprächsregeln und fair verteilte Redeanteile wichtig. Direkte Ansprache bezieht die zugeschalteten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besser ein. Oft ist es sinnvoll im digitalen Raum einen Moderator zu benennen, der wesentliche Aspekte in die Diskussion einbringt.

4. Immer wieder auf den Prüfstand

Was war gut, was könnte besser laufen? Ein Team sollte seine Kommunikation regelmäßig gemeinsam reflektieren, etwa in kurzen Rückblicken. Was problematisch ist, kommt so zur Sprache und kann angepasst werden. So können sich auch Negativabläufe in Online-Meetings nicht einschleifen.

5. Meeting-Free-Day einführen

Grundsätzlich sollten Meetings immer einen Mehrwert haben und nicht nur aus Gewohnheit stattfinden. Darüber hinaus ist aber auch ein Wochentag ganz ohne Meeting möglich. „Ein kompletter Tag für die Aufgabenbearbeitung entlastet“, sagt Simone Kauffeld. Studienergebnisse zeigten, dass diejenigen, die einen solchen Tag eingeführt hätten, ihn auch behalten wollten.