Informationsflut im Job: 5 Tipps für mehr Fokus

E-Mails, Chatnachrichten, Anrufe, Meetings, Kalender-Benachrichtigungen, Intranet-Updates oder Daten-Dashboard: Im Berufsalltag sind wir oft großen Mengen an Informationen ausgesetzt - und manchmal bleibt gar nicht genug Zeit, alle richtig zu verarbeiten.

Haben Sie auch Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren? Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua) gibt Tipps, wie Sie gegensteuern können.

1. Digitale Werkzeuge sparsam und sinnvoll einsetzen

Welches Programm, welches Medium, welches Werkzeug eignet sich für welchen Zweck? Wer hier eine bewusste Entscheidung trifft, kann bereits dazu beitragen, den Informationsfluss einzuschränken. Beispiel: „Zeitsynchrone Formen“ der Kommunikation - also Meetings oder Telefonate - können laut Baua in bestimmten Fällen zielführender sein als ein Austausch per Mail.

2. Digitale Ordnung schaffen

Die Baua empfiehlt darüber hinaus folgende Wege, um die Informationsflut einzugrenzen:

• unnötige Benachrichtigungen deaktivieren
• aus Verteilerlisten austragen
• unnötige Newsletter abbestellen
• elektronische Postfächer aufräumen
• veraltete Infos aus der Ablage löschen
• Abwesenheitsassistenten nutzen

3. Am eigenen Zeitmanagement arbeiten

Wer nicht ständig aus der Konzentration gerissen werden will, muss die eigene Arbeitszeit gut strukturieren und Aufgaben priorisieren. Dafür planen Berufstätige am besten Zeitfenster ein, in denen sie sich voll und ganz einer Aufgabe widmen - und weiteren Informationsfluss nicht beachten.

Weitere Zeitfenster können zum Beispiel dafür genutzt werden, Anfragen der gleichen Art gemeinsam abzuarbeiten. So muss man nicht ständig zwischen Anwendungen und Themen springen.

4. Eigenen Umgang mit Informationen kritisch hinterfragen

Zur Informationsflut tragen Berufstätige mitunter selbst bei. Wichtig deshalb: Auch den eigenen Umgang mit digital vermittelten Informationen reflektieren, empfiehlt die Baua.

Entscheidend ist Rücksicht auf andere: Berufstätige sollten konsequent abwägen, ob eine Information für Dritte tatsächlich notwendig ist. Wer zusätzlich klare Erwartungen an den Empfänger formuliert, kann die Qualität der Informationen in der Antwort erhöhen.

Und auch an anderer Stelle ist Feedback wichtig: Wer immer wieder unnötige oder überflüssige Infos bekommt, sollte das dem Absender offen mitteilen.

5. Erreichbarkeit eingrenzen

Nicht zuletzt sollten Berufstätige ihre Erreichbarkeit einschränken, indem sie klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ziehen. Hilfreich ist laut Baua zum Beispiel, ganz auf ein Diensthandy oder zumindest auf dienstliche Messenger-Apps auf dem privaten Smartphone zu verzichten.

Wo das nicht realistisch ist, sollten Berufstätige zumindest die Zeiten ihrer Erreichbarkeit - zum Beispiel in Absprache mit Kunden - eingrenzen.

Wer im Homeoffice tätig ist, sollte besonders darauf achten, die Arbeitsgeräte in Pausen stumm und nach Feierabend ganz abzuschalten.