Assistenz (m/w/d) für das Büro der Oberbürgermeisterin

Im Büro der Oberbürgermeisterin haben Sie täglich mit der ganzen Bandbreite der städtischen Aufgaben, mit vielen Kolleg*innen und Bürger*innen zu tun. Sie kommunizieren gern und sicher, sind bestens organisiert und strukturiert und haben Lust, an einer zentralen Stelle Verantwortung zu übernehmen? Dann suchen wir Sie zum nächstmöglichen Termin als Assistenz (m/w/d) für das Büro der Oberbürgermeisterin.
 

Ihre Aufgaben bei uns

Im Assistenzbereich der Oberbürgermeisterin:

• Terminorganisation und -koordination
• Erste Anlaufstelle für Bürgerfragen; Weiterleitung und Klärung der Anfragen im Haus
• Führen eines Ablage- und Wiedervorlagesystems, Pflege der zentralen Adressdatenbank
• Externe und interne Korrespondenz per Telefon, E-Mail und Brief
• Zusammenstellung von Dokumenten zur Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Beantragung von Urkunden für Jubiläen
• Konzeption und Organisation von Veranstaltungen
• Verantwortung für Catering bei Sitzungen und Veranstaltungen und Bereitstellung von Räumen

In der Geschäftsstelle des Gemeinderats:

• Verantwortung für das digitale Ratsinformationssystem „Session“ und den korrekten Versand von Sitzungsunterlagen
• Abrechnung ehrenamtlicher Aufwandsentschädigungen

Gelegentlich erfordert die Tätigkeit Ihren Einsatz am Wochenende oder Abend, wenn zum Beispiel Veranstaltungen anstehen oder Delegationen aus Partnerstädten zu Besuch kommen. Diese Einsätze sind vorab gut planbar.
 

Erforderlicher Schulabschluss

Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich, oder ein vergleichbarer Abschluss. Fort- und Weiterbildungen sind willkommen.
 

Das wünschen wir uns von Ihnen

• Relevante Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnis der im Sekretariat gängigen Software (z.B. MS Office) sowie Offenheit für den Einsatz neuer Software
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
• Strukturierte, lösungsorientierte, eigenständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise
• Ein angenehmes, sicheres Auftreten und eine positive Ausstrahlung

Wir bieten Ihnen

• eine unbefristete Stelle
• einen vielseitigen, interessanten und anspruchsvollen Arbeitsplatz in einem motivierten Team
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Betriebliche Altersversorgung
• Angebote zur Gesundheitsförderung und betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zuschuss zur Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs / Deutschland-Jobticket
• Fahrradleasing

Gehalt

Vergütung bis Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA).
 

Bewerbungsschluss

Bewerbungsschluss ist der 23.10.2024.