So gelingt die reibungslose Übergabe

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Die letzten Wochen im alten Job sind angebrochen, die Vorfreude auf die neue Aufgabe steigt. Doch für viele Angestellte, die sich dazu entschlossen haben, ihren Arbeitgeber zu wechseln, beginnt jetzt eine intensive Zeit. Denn nicht nur wollen Projekte abgeschlossen und die Ablagen abgearbeitet, sondern auch ein Nachfolger eingearbeitet werden. Das ist nicht nur für den ausscheidenden Mitarbeiter, sondern auch für den neuen von großer Bedeutung. Damit eine Übergabe reibungslos gelingt und mögliche Probleme oder Missverständnisse minimiert werden, lohnt es sich, schon im Vorfeld einige Dinge zu beachten. So gehen keine wichtigen Informationen verloren und der Arbeitsfluss kann nahtlos fortgesetzt werden.

Gute Zeitplanung ist das A und O

Der erste Schritt für eine reibungslose Übergabe ist die rechtzeitige Kommunikation. Diese geht schon damit los, dass der ausscheidende Mitarbeiter seine Vorgesetzten und relevante Kollegen entsprechend informiert. So haben alle Beteiligten genügend Zeit, um sich darauf vorzubereiten und eventuell notwendige Schritte einzuleiten. Sobald ein Nachfolger bestimmt ist, ist es wichtig, für die Weitergabe von Relevantem genügend Zeit einzuplanen. Schließlich ist mit vielen Fragen und großem Klärungsbedarf zu rechnen.

Dokumentation ist wichtig für alle

Damit alle Prozesse im Arbeitsablauf auch unter dem neuen Mitarbeiter reibungslos funktionieren, lohnt sich eine detaillierte Dokumentation aller relevanten Informationen. Der ausscheidende Kollege kann seinem Nachfolger den Einstieg und seinen Kollegen den Arbeitsalltag stark erleichtern, indem er wichtige Dokumente, Dateien, Passwörter, Kontakte und andere relevante Informationen sammelt und ordentlich organisiert. Außerdem hilft ein detaillierter Übergabeplan, in dem alle wichtigen Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten aufgelistet sind, die an den neuen Kollegen übergeben werden sollen. Wertvoll ist auch, alle relevanten Informationen, Dokumente und Kontaktdaten zu sammeln und in einer strukturierten Weise zu organisieren. So fällt es dem neuen Mitarbeiter leicht, sich schnell einzuarbeiten.

Auf die Kommunikation kommt es an

Der scheidende Mitarbeiter hat noch Resturlaub, der neue fängt erst Wochen später an und bis dahin überbrücken die Kollegen irgendwie. Unternehmen, die mit Zuständigkeitswechseln so umgehen, vergeben sich und ihren Angestellten eine große Chance. Denn eine offene, klare und vor allem auch mündliche Kommunikation spielt bei einer erfolgreichen Übergabe eine entscheidende Rolle. Schließlich geht es darum, wichtige Informationen über den aktuellen Stand der Projekte, laufende Aufgaben, Fristen und andere relevante Informationen weiterzugeben und darüber hinaus Raum zu lassen für Fragen und das Klären von Unklarheiten.

Zeit für Einarbeitung lohnt sich

Idealerweise stehen mehrere Wochen für den Aufgabentransfer zur Verfügung. So müssen nicht alle Aufgaben und Informationen auf einmal übergeben werden. Vielmehr lassen sie sich nach Priorität und Dringlichkeit staffeln, so dass der neue Mitarbeiter sich zunächst auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und nach und nach in seine Rolle hineinfinden kann. Interne Schulungen, gemeinsame Projekte oder Mentoring-Programme tragen dazu genauso bei wie persönliche Vorstellungs- oder Einführungsrunden und gemeinsame Meetings mit wichtigen Kunden und Stakeholdern.

Von Heike Thissen